El uso de la comunicación y la colaboración a través del video ha crecido exponencialmente y nos ha hecho adaptarnos a una nueva forma de vida de teletrabajo con motivo del COVID-19. El número de empresas y usuarios que están instalando soluciones de videoconferencia de manera urgente ha crecido de manera muy significativa y necesaria. Pero las prisas al descargar software y aplicaciones y poder mantenerse conectados con compañeros de trabajo, clientes, amigos, familiares, etc. puede traer consecuencias negativas al no cumplir con los niveles necesarios de verificación del software utilizado.
Para ayudar a conseguir que este nuevo escenario sea seguro y fiable, Lifesize, proveedor global de soluciones de colaboración por vídeo en la nube, publica varias prácticas a tener en cuenta por todos los participantes con el fin de proteger sus datos e información sensible.
Para usuarios:
- Configurar y confirmar la reunión. Es recomendable confirmar con antelación la configuración para no encontrarse con sorpresas inesperadas; probar audio y video antes de la llamada para asegurarse de que ambos funcionen correctamente.
- Conocer la herramienta. No hay que ser un experto de la noche a la mañana pero, como mínimo, sí manejar los botones para silenciar el micrófono, apagar la cámara o abandonar la reunión. Algunas herramientas de videoconferencia también requieren la descarga del software antes de la reunión. Es recomendable hacer esto con anticipación para no perder tiempo en el último momento.
- Cuidado al compartir pantalla. Hay que asegurarse de que no haya detalles sensibles de la reunión o información de contacto personal visible. Es importante evitar cualquier problema de privacidad o exponer los datos del usuario ya que podría ser un error inocente pero con graves repercusiones.
- El moderador debe ser el que gestione las invitaciones. Es aconsejable que sea el moderador el que envíe las invitaciones a los participantes en vez de que cada uno de ellos lo comparta con sus contactos. De esta manera podrá supervisar fácilmente quién asiste y en qué términos, y evitar participantes o situaciones inesperadas.
Para organizadores y moderadores:
- No compartir públicamente el enlace de la videoconferencia. Para asegurarse de que no caiga en las manos equivocadas, se debe distribuir el enlace sólo a las personas que necesiten saberlo y sólo a través de medios privados como el correo electrónico o un mensaje directo.
- Solicitar un código de acceso. Es importante contar con un sistema de protección adicional estableciendo un código de acceso para garantizar un buen nivel de privacidad.
- Papel del moderador. Su presencia es vital para liderar la reunión y poder tomar acciones cuando sea necesario (insonorizar cuando haga falta, expulsar a algún participante si fuera necesario, bloquear la reunión, etc).
¿Qué proveedor elegir?
- Elegir el que mejor satisfaga las necesidades. No tiene por qué ser el primero que aparece en un búsqueda online. Lo mejor sería probar varios pero por encima de todo es vital contar con uno que apueste por la seguridad, que tenga experiencia y buena reputación en la protección de datos y la privacidad de sus clientes.
- Valorar el streaming. La videoconferencia tiene un propósito específico: comunicación bidireccional en tiempo real e intercambio de información entre moderadores y participantes. Si se quiere simplemente realizar una presentación unidireccional también se puede valorar la posibilidad de usar una herramienta de streaming. Esto limitaría la posibilidad de que agentes externos interrumpan el mensaje y presentación, especialmente en reuniones con un gran número de participantes.
- Priorizar las políticas de cifrado y privacidad empresarial. Dado el aumento de ataques cibernéticos se recomienda potenciar la privacidad y la seguridad de los datos. Normalmente los proveedores publican sus políticas en sus páginas web. Es necesario tener en cuenta lo siguiente:
- ¿El proveedor declara explícitamente qué datos recopila y cómo está protegido?
- ¿El proveedor especifica cuánto tiempo se retienen los datos y con qué propósito?
Según, Juan Aracil, Country Manager de Lifesize Iberia, “estos días estamos viendo los problemas de seguridad y privacidad que están sufriendo algunas empresas y usuarios al utilizar sus nuevas cuentas o plataformas de videoconferencia. Darse de alta en un servicio de videoconferencia es relativamente rápido y fácil pero todavía hay una curva de aprendizaje para los millones de personas que son nuevas y no están acostumbradas a esta forma de comunicación, particularmente en lo que se refiere a la protección de información personal o sensible. Todos estamos tomando medidas para mantenernos seguros a nosotros mismos, a nuestra familia y amigos durante el coronavirus. Pero también es importante que hagamos lo mismo con nuestras herramientas de comunicación”.
Algunos fallos en el uso de la videoconferencia pueden atribuirse a los usuarios pero el resto son producto de fallos en el servicio que se está utilizando y los compromisos adquiridos por el propio proveedor. La forma en que se codifica, empaqueta y despliega la tecnología tiene un impacto significativo en la seguridad de sus datos y la privacidad de sus conversaciones con los asistentes a la reunión. Pero también hay que destacar el nivel de transparencia que mantiene un proveedor con respecto a su oferta y los términos de cómo gestionan sus comunicaciones y propiedad intelectual.
