Ya sean comunicaciones internas o externas de la empresa, dirigidas a interlocutores institucionales, a clientes o a proveedores, deben estar siempre aseguradas. Se trata de los flujos de comunicación definidos como “críticos para el negocio”: intercambios continuos de información (principalmente por correo electrónico, fax, SMS o entre aplicaciones) que dan soporte a los procesos centrales de las empresas y contribuyen paralelamente a proporcionar un servicio fiable, como las notificaciones que envían las aplicaciones de banca a sus clientes, las comunicaciones por correo electrónico corporativo en caso de emergencia o los faxes que se intercambian entre hospitales.
Sin embargo, a pesar de su importancia, la mayoría de las empresas no tienen claro el concepto de interrupción operativa, el impacto económico y las consecuencias para la reputación que pueden producirse debido a un fallo en su infraestructura de comunicación.
En este contexto, Retarus identifica los problemas más comunes que experimentan las organizaciones a la hora de asegurar y proteger dichas comunicaciones y explica la importancia de una solución en la nube para gestionarlas.
1. Dificultades relacionadas con la continuidad del negocio
Las empresas están continuamente expuestas a la interrupción de sus procesos informáticos: contratiempos que tienen su origen en incidentes de seguridad o interrupciones relacionas con su infraestructura y que, dependiendo del área de negocio afectada, la intensidad y la duración de la interrupción, pueden costar hasta millones de euros en daños al negocio.
Por ello, es fundamental para cualquier empresa contar con una solución de backup que garantice el correcto funcionamiento de los procesos operativos, incluso en situaciones de emergencia. Este aspecto es especialmente relevante en lo que respecta a la infraestructura de correo electrónico, que suele ser el canal de comunicación más importante para la empresa. Además, al ser el correo electrónico tan crucial para la continuidad del negocio, su infraestructura es también la que más sufre los ciberataques. Proteger este canal de comunicación crítico es esencial para cualquier empresa.
Una solución de continuidad del correo electrónico basada en la nube garantiza que, en caso de emergencia, las comunicaciones por correo electrónico de la empresa continúen sin interrupción, lo que significa que los empleados pueden reanudar directamente sus conversaciones por email existentes y seguir enviando y recibiendo correos electrónicos incluso en caso de fallos del servidor.
2. Dificultades relacionadas con la carga de trabajo en el departamento de IT
En la mayoría de las empresas, el departamento de IT está constantemente inundado de solicitudes: una infraestructura sobrecargada y un parque tecnológico anticuado, a menudo sin las actualizaciones necesarias de automatización y digitalización, ponen la vida difícil al equipo de IT. La consecuencia es que gran parte del tiempo se utiliza para la resolución de problemas, sin recursos para dedicar a actividades de verdadero valor añadido para la empresa. La implementación de una solución en la nube escalable que sea flexible en función de las necesidades de la empresa puede liberar al equipo de las tareas rutinarias y centrarse totalmente en la innovación.
Paralelamente, también puede aliviar a las empresas de otro problema, el de la gestión de aplicaciones y su impacto en el procesamiento de datos. Un servicio en la nube puede facilitar en gran medida la actividad de las empresas, porque por un lado puede agilizar y acelerar el negocio, y por otro es seguro y fiable, limitando el máximo la pérdida o fuga de datos.
3. Dificultades relacionadas con la integración de los proveedores
Las empresas se enfrentan a muchos retos, entre ellos el de procesar cada vez mayores volúmenes de documentos, tanto entrantes como salientes: los procesos en la cadena de suministro implican tanto a clientes como a proveedores, cuya gestión adecuada repercutirá en múltiples procesos empresariales.
Las confirmaciones de pedidos, por ejemplo, se procesan de forma diferente en cada uno de ellos, lo que hace que a menudo haya que organizarlas manualmente, convertirlas en un formato concreto y cargarlas en el propio ERP de la empresa. Teniendo en cuenta los plazos y el alto coste del proceso, las empresas podrían integrar a todos sus proveedores, independientemente de su tamaño o tipo, en una única plataforma en la nube que pueda transformar los datos no estructurados en información estandarizada antes de enviarlos automáticamente al ERP en el formato requerido.
4. Dificultades relacionadas con el envío de correos electrónicos transaccionales
Un problema adicional al que se enfrentan muchas empresas está relacionado con la necesidad de hacer llegar la información de manera simultánea a múltiples destinatarios de forma rápida y fiable. Este paso es especialmente complejo cuando se envían correos electrónicos de marketing, boletines, restablecimiento de contraseñas o confirmaciones de pedidos o reservas.
También hay que tener en cuenta que las comunicaciones sólo pueden llegar a las bandejas de entrada de los destinatarios si el remitente es considerado de confianza por el servicio de correo. Las soluciones en la nube para el correo electrónico transaccional permiten enviar grandes volúmenes de correos electrónicos directamente desde las aplicaciones de la empresa y proporcionan una gestión eficaz de la reputación mediante diversas medidas técnicas.
“La implementación de una solución de comunicación en la nube empuja a las empresas a pensar de forma crítica en sus procesos, optimizándolos a través de la innovación: no se trata de una simple digitalización, sino de un verdadero replanteamiento de la infraestructura fundamental de la empresa”, comenta Andrés García, country manager en España de Retarus.
