Nuestra forma de trabajar está cambiando a pasos agigantados. En el día a día, ¿seguimos acaso usando únicamente PC de sobremesa o trabajamos también con portátiles, teléfonos móviles y tabletas de manera habitual, dentro y fuera de la oficina? En la actualidad, cada vez más, trabajamos desde cualquier lugar: esperando en el aeropuerto o estación de tren, en una cafetería o desde casa. La mayoría, acostumbrados a las facilidades actuales de los servicios en la nube, queremos poder trabajar de la misma manera accediendo a los ficheros y datos de nuestro trabajo estemos donde estemos, con tan solo indicar las credenciales de acceso.
Muchas empresas ya se han dado cuenta de los beneficios de dar más flexibilidad a sus trabajadores. Al fin y al cabo, un empleado que tenga tiempo para ocuparse de sus responsabilidades familiares o pueda trabajar desde casa y ahorrarse los atascos matutinos, estará mucho más motivado. Las consecuencias pueden ir mucho más allá: una plantilla más satisfecha y una mejor productividad supondrán también una ventaja competitiva.
Una transformación digital sencilla
Si su empresa está inmersa en un proyecto de transformación digital (es raro que no sea así) y quiere que los empleados puedan trabajar a distancia, tendrá que hacer frente a dos retos fundamentales. El primero es facilitar acceso rápido y fiable a los datos desde cualquier lugar; el segundo, conseguir que los datos confidenciales no corran peligro cuando los empleados se conecten a la red desde distintos lugares y dispositivos.
Por suerte, ambas cosas son más fáciles de lo que parece a primera vista. El primer obstáculo se soluciona utilizando servicios de sincronización y uso compartido de ficheros (EFSS, por sus siglas en inglés). Una plataforma EFSS estable permite guardar un fichero en un repositorio central (bien en las instalaciones de la empresa, bien en la nube) y acceder a él o compartirlo desde un dispositivo móvil o un equipo de escritorio remoto.
El 28 % de los datos empresariales residen exclusivamente en portátiles, teléfonos móviles y tabletas según Gartner
En el momento actual, EFSS es una de las plataformas de colaboración que están impulsando la transformación digital del puesto de trabajo, junto con las API para desarrollo y las herramientas de clasificación de metadatos, conservación de datos, gobernanza y aplicación de políticas. Hay muchas herramientas de EFSS basadas en la nube pública, y suelen ser rápidas y fáciles de usar. Su inconveniente, sin embargo, tiene que ver con el segundo obstáculo que mencionábamos antes: si los empleados eligen libremente su favorita, tal vez se incumpla las normativas de protección de datos.
¿Debería preocuparle la seguridad de los datos?
Algunas empresas siguen mostrándose reacias a permitir el uso de dispositivos personales (BYOD) en el trabajo. En realidad, no les falta razón. Si los empleados tienen autorización para usar servicios externos que les permitan guardar ficheros, compartirlos y trabajar con ellos en sus propios dispositivos, pronto surgirá una ‘infraestructura en la sombra’ que seguramente dará problemas. Podría ocurrir que la información confidencial de la empresa quede expuesta a usuarios no autorizados, que se pierdan datos por un fallo de hardware o que, al haber dispositivos desconocidos, se disponga de menos ancho de banda en la red. La existencia de un entorno informático ‘en la sombra’ puede dar muchísimos quebraderos de cabeza a los departamentos informático y jurídico.
Sin embargo, dar acceso remoto y seguro a los datos no es ni mucho menos imposible. La solución para los departamentos de TI es tomar la iniciativa y facilitar a los usuarios una plataforma de colaboración empresarial de cuyo mantenimiento y administración se ocupe el propio departamento de TI. Con los protocolos de cifrado y autenticación adecuados, sus datos estarán a salvo en todo momento. Si se sigue este camino, ambas partes saldrán ganando. El departamento de TI tendrá el control de toda la red y sabrá que los datos no corren ningún peligro. Los usuarios, por su parte, podrán acceder a los datos y compartirlos desde cualquier lugar y, así, trabajar de un modo más eficiente.
El secreto del éxito: Hitachi Content Platform Anywhere
Esto es exactamente lo que ofrecen Hitachi Content Platform (HCP) y su complemento Hitachi Content Platform Anywhere (HCPAW). Ambos se integran a la perfección y son la base de un entorno de trabajo digital e interconectado, perfecto para que los empleados trabajen de forma segura donde y cuando quieran: un sistema más inteligente que favorece la colaboración y la productividad.
Combinados, HCP y HCP-AW ofrecen un coste total de propiedad hasta un 60% más bajo que las soluciones de nube pública, lo que supone un ahorro notable y aporta una nueva dimensión a los servicios de ficheros en la nube. Con este sistema, cualquier dispositivo con acceso a Internet (Windows, Android, Linux o iOS) permite acceder a distancia a la última versión de los ficheros almacenados en el centro de datos interno, o bien utilizar la función de recuperación para obtener una versión anterior. HCP-AW también sirve para proteger dispositivos móviles, como ordenadores portátiles. Adicionalmente HCP-AW se puede utilizar para ‘dar movilidad’ a los datos almacenados en dispositivos NAS o en sistemas de gestión de contenidos como Microsoft SharePoint. La solución sincroniza ficheros en distintos dispositivos y, cada vez que se comparte un fichero, facilita un enlace protegido por un código de acceso exclusivo. Así, la seguridad está garantizada y no se sobrecarga la red.
De esta forma, contando los usuarios con las herramientas necesarias para acceder a los ficheros y compartirlos desde cualquier lugar, ya no tendrán que usar servicios externos en la nube pública ni salirse de los límites marcados por el departamento informático. La empresa tendrá plenamente controlados los datos (lo que facilitará en gran medida el cumplimiento de la legislación y la normativa interna) e incluso podrá utilizar HCP para analizar y supervisar el consumo de datos y elaborar informes útiles para el departamento jurídico.
