Según un estudio de Rydoo, compañía experta en gestión de gastos de empresa y viajes de negocios, los gastos presentados por los empleados a las empresas han caído a la mitad en España debido al impacto de la pandemia de la COVID-19. España es el segundo país en el que más han disminuido las solicitudes de reembolso (un 50%), solo por detrás de Francia, donde ha habido un descenso del 75%. En Bélgica la caída de los gastos ha sido del 36% y en Reino Unido alrededor del 20%, siendo en Alemania (-9,6%) y Suiza (-2,2%) los descensos más moderados. El número de solicitudes de reembolso de gastos presentadas en los seis países analizados ha disminuido un promedio del 43%.
Con el objetivo de evaluar los gastos empresariales en España, Francia, Alemania, Reino Unido, Bélgica y Suiza, Rydoo, que pertenece al Grupo Sodexo, ha utilizado los datos recogidos por su solución para la gestión de gastos y viajes de negocios. Para elaborar el estudio se han tenido en cuenta los datos de gastos de los empleados de más de 3.800 compañías de estos países. Rydoo ha comparado los datos de liquidación de gastos recibidos en dos periodos de tiempo: por un lado, desde el 15 de enero hasta el 26 de febrero de 2020, fase previa al confinamiento, y, por otro lado, desde el 16 de marzo hasta el 5 de mayo, en pleno confinamiento, bajo el estado de alarma en España. En total, se han evaluado 44.167 líneas de gastos en los seis países analizados.
Más facturas por compras de dispositivos para el teletrabajo
Si bien la disminución de reclamaciones de reembolso es generalizada en España, se registra un incremento en los gastos destinados a hacer posible el teletrabajo, como las compras de software, que crecen un 133%. Los gastos en este capítulo crecen de forma destacada en Suiza (con un aumento del 550%), en Francia (157%) y en Bélgica (132%), mientras que el crecimiento es menor en Reino Unido y Alemania, que registran aumentos del 28,5% y el 14% respectivamente.
Llama la atención el apartado de los gastos relacionados con la informática y los equipos de oficina (como ordenadores portátiles, monitores, teclados, etc.) y el de material de oficina y papelería. Estos gastos conjuntos aumentan a partir de mediados de marzo solamente en Alemania (9,98%) y Reino Unido (1,78%), registrándose una disminución del 63% en España. En Suiza (-73%), Francia (-54%), Bélgica (-38%) esta cifra también disminuyó. Cabe destacar que, aunque el número de gastos registrados en equipos informáticos y material de oficina disminuye en España, el gasto medio por reclamación aumenta un 37%.
Menos comidas y catering
En cuanto a pedidos de comida y servicios de catering, se registran un 60% menos de gastos incluidos en este apartado, aunque aumenta un 9,63% el gasto medio. Estos servicios han disminuido en el total de los países analizados, en más de un 80% de media. Esta tendencia es lógica teniendo en cuenta que actualmente las reuniones se celebran por videoconferencia u otros medios telemáticos. Un capítulo que destaca es el del material farmacéutico, que refleja un incremento del gasto medio del 72,53%, debido a la compra de mascarillas, geles hidroalcohólicos y guantes protectores.
Aunque los gastos presentados por los trabajadores a las empresas han disminuido durante el período de confinamiento, no se ha registrado un cese. “La digitalización y la posibilidad de teletrabajar han permitido a muchas empresas mantener su actividad”, afirma Sebastien Marchon, CEO de Rydoo. “Dado que el trabajo desde casa es una nueva realidad que, en muchos casos, ha venido a quedarse, se hace necesaria la digitalización de las herramientas de gastos para poder asegurar la continuidad de la actividad, facilitando tanto la reclamación de reembolsos de los gastos por parte de los empleados como el trabajo de los directores financieros. Antes de la crisis de la COVID-19, más del 80% de las empresas seguían trabajando con hojas de Excel, facturas de papel y aprobación de firmas por escrito. Con el aumento del teletrabajo y el incremento de las reuniones digitales, esta forma de trabajar puede llevar a que las facturas queden sin gestionar durante mucho tiempo, retrasando los procesos de contabilidad y reembolso. La gestión digital de los gastos se ha convertido en un elemento imprescindible para las empresas en la nueva realidad,” concluye Marchon.
