Desde la imagen del lápiz en la oreja y la libreta cuajada de números, hasta la actual que ofrece la visión del envío de información a través de dispositivos móviles de última generación a las oficinas centrales sin haberse desplazado del lugar donde se realizan las obras, ha pasado más de una década de existencia de la firma MAM Instalaciones.
La empresa, que se fundó en Barcelona, en 1994, fruto del acuerdo al que llegaron tres instaladores: Antonio Morales, Alejandro Martínez y Camilo Alacid, surgió para dar una mayor respuesta al sector de la construcción del área metropolitana de la Ciudad Condal, que generaba un gran volumen de trabajo.
Es así como la compañía se especializa en instalaciones de electricidad y fontanería, primeramente, para después ofrecer también servicios de gas, climatización y telecomunicaciones (tomas de teléfonos, cableado y despliegue de puestos de trabajo, fundamentalmente).
Al igual que el ritmo de edificación de las grandes urbes, MAM Instalaciones ha crecido aceleradamente y, en poco más de diez años, ha pasado de facturar al mes 1.800 euros a contar con unos ingresos anuales de 4,8 millones de euros, cantidad esta última que se corresponde con los resultados de su ejercicio fiscal de 2004. El número de personas que trabajan en la compañía también ha dado un salto cualitativo situándose en los 85 empleados, frente a los tres iniciales, responsables de la puesta en marcha de la compañía.
Como no podía ser de otro modo, los cambios también han afectado a las infraestructuras de MAM: “originariamente estábamos instalados en unas oficinas de 150 metros cuadrados, pero el crecimiento de la empresa impuso el traslado, en el año 2000, a una nave industrial de 1.500 metros cuadrados ubicada en Sant Boi de Llobregat”, explica Adolfo García, responsable del Área de Informática de MAM Instalaciones.
Las necesidades informáticas también han evolucionado dentro de la firma: “en el año 94, se trabajaba con equipos básicos que llevaban la contabilidad y la facturación a nivel interno, mientras que el control del personal se realizaba mediante partes de trabajo en formato papel”, recuerda Adolfo García. Entonces disponían de media docena de equipos Sanyo, con procesadores 386, una tecnología que duró hasta el año 2000, cuando se produce el salto a Sant Boi de Llobregat “que vino acompañado de cambios significativos para aquella época como el cambio de la peseta al euro, el cambio de milenio, etc. Fue entonces cuando nos planteamos seriamente poner unos equipos con mayor capacidad y un programa de gestión del sector de instalaciones capaz de integrar toda la información de la compañía”, indica el responsable del Área de Informática de MAM Instalaciones.
Finalmente, la empresa optó por adquirir una docena de ordenadores personales y un servidor IBM Net Infinity, mientras que el programa de gestión elegido fue Baseges, de Programación Integral, “especial para el sector de instalaciones y que cuenta con un programa de gestión, de contabilidad, compras, almacenes,… y, sobre todo, destaca por contar con una base de datos sobre materiales del sector que actualiza mensualmente los precios y características de los productos”, detalla Adolfo García.
Paralela a la necesidad del programa de gestión del sector de instalaciones, se planteó la posibilidad de contar con un sistema de gestión del personal para contabilizar con rigor las horas trabajadas en las obras, las dietas y los gastos por desplazamiento.
“La labor habitual consistía en la confección de partes de papel, individuales y diarios, de cada operario, que se recogían semanalmente para hacer el seguimiento y control de las horas de trabajo realizadas, dónde se hicieron y gastos adicionales como dietas o kilómetros recorridos”, enumera el responsable del Área de Informática.
La cantidad de incidencias que provocaba ese sistema tradicional “donde se cometían fallos contables por no saber interpretar bien un número escrito deprisa y corriendo, por ejemplo”, indica Adolfo García, “suponían un quebradero de cabeza innecesario”.
Cuando aún no había decidido cómo resolver la gestión del personal dando carpetazo definitivo a los viejos partes, el responsable del Área de Informática descubrió en una feria de Monjuit, en Barcelona, allá por septiembre de 2002, a la firma mTactics. “El encuentro fue fortuito, en realidad, las únicas premisas que tenía claras es que necesitaba un sistema rápido, sencillo y económico”, comenta Adolfo García.
MAM Instalaciones expuso a mTactics sus requerimientos iniciales y ésta desarrolló de su programa mReporting otro programa a la medida de MAM. “Demandábamos eliminar los partes y recibir los datos de los empleados itinerantes (65 de los 85 que conforman la plantilla) a través de un móvil y poder volcarlos en un programa del que pudiéramos extraer información en el momento adecuado”.
Al final, en enero de 2003, mTactics y MAM Instalaciones firmaron un contrato. Los meses siguientes se dedicaron al desarrollo del proyecto y el despliegue del mismo, hasta alcanzar el mes de septiembre cuando entra en marcha en MAM.
El antiguo parte es sustituido por la herramienta mReporting que implica dos formas de trabajo diario: una a través de los móviles de los trabajadores itinerantes y otra con la instalación de dos sobremesas ubicados en las oficinas para realizar la operación a través de la web.
Los partes generados gracias al dispositivo móvil se realizan diariamente. Por la tarde, al finalizar la jornada laboral, el empleado desplazado a la obra envía una información. Para ello, el trabajador introduce un password y un login en su terminal y éste accede a un servidor (diseñado específicamente para el programa de mReporting y ubicado en las oficinas de MAM) a través de sistemas de GPRS. Cuando el empleado ha accedido a la web de ese servidor se encuentra con que debe ejecutar diferentes pasos: señalar el número de obra, con una cifra de cuatro dígitos; indicar la familia de trabajo realizada (electricidad, fontanería, climatización); apuntar el tipo de labor desempeñada (poner interruptores, empotrar tubos…) y, posteriormente, añadir el número de horas empleadas.
Finalmente, en la pantalla del móvil aparecen los datos aportados y se pide al operario la confirmación de los mismos.
De esta forma, en la central cuentan con toda la información almacenada y lista para ser tratada. Así, en todo momento, saben cuántas horas ha invertido cada operario y para qué. Consecuentemente pueden ajustar mucho más los presupuestos y pueden calcular con mayor exactitud el coste y el margen de cada instalación, basándose en experiencias pasadas.
En cuanto a los dispositivos móviles, “estos no los llevan los operarios sino los jefes de obra, que son las personas que reportan a la oficina”, aclara el responsable del Área de Informática de MAM. Actualmente, la compañía cuenta con 30 móviles que están habilitados para este cometido.
Dos años después de la implantación y puesta en marcha, la empresa reconoce haber “ganado en fiabilidad de información, además de eliminar papel y aumentar el rigor de la labor de gestión de personal”, reflexiona Adolfo García.
Sin embargo, las mejoras en la gestión de MAM no han finalizado aquí, la firma se ha provisto de una flota de más de 20 vehículos y ha vuelto a acudir a mTactics para plantearse cómo llevar el control de los desplazamientos. Utilizando como base la misma herramienta mReporting, mTactics desarrollará un programa que permita saber quién tiene el coche, a dónde ha ido y que kilometraje hace diariamente. “El proyecto se está estudiando ya y probablemente entre en funcionamiento este mismo verano”, puntualiza Adolfo García.
