En este sentido, se supone que las infraestructuras tecnológicas deben apoyar estos objetivos, proporcionando un rápido retorno de la inversión y un valor añadido. Lamentablemente, esto no es siempre posible, ya que a veces el personal no tiene acceso a la información necesaria. Esto sucede porque los datos se guardan de manera aislada, dando lugar a lo que se ha denominado como “silos de información” en forma de aplicaciones departamentales o ERPs, y a una operativa ineficaz. Al no poderse manejar los datos, la información y los procesos de una forma uniforme, resulta muy complicado tomar las decisiones correctas y las reacciones ante los cambios de las condiciones del mercado se vuelven demasiado lentas, si es que ocurren.
Y es que, mientras perduren las arquitecturas tecnológicas tradicionales, no habrá agilidad empresarial en tiempo real porque, incluso si se ha tomado la decisión de introducir un cambio, surgirá alguna dificultad adicional. Esto es así porque en el mundo empresarial actual, modificar un modelo de procesos no es lo mismo que cambiar un modelo de datos. Si se cambia un proceso, los cambios tienen que aplicarse también a otros niveles y cuando estas modificaciones son manuales, suponen costes para la empresa, tanto en tiempo como en dinero. Por ello, las formas habituales en las que los sistemas de TI pueden ayudar en situaciones de este tipo son claramente insuficientes.
Cuatro claves para reaccionar en tiempo real
Está generalmente aceptado en la actualidad que una arquitectura TI en tiempo real debe tener en cuenta cuatro requisitos: productividad, visibilidad, versatilidad y accesibilidad.
• Productividad: al automatizar los procesos entre los distintos departamentos y eliminar las ineficiencias o los “cuellos de botella”, la productividad aumenta. Un buen ejemplo sería el procesamiento del pedido de un cliente que se envía automáticamente desde un departamento a otro tan pronto como se ha completado esa parte y ha recibido autorización para pasar a la siguiente fase.
• Visibilidad: cuando la información se distribuye en tiempo real, los responsables de tomar las decisiones en cada caso pueden reaccionar a las nuevas condiciones del mercado y anticiparse a las oportunidades que éstas pueden ofrecer. Además, si se ha implementado un enfoque hacia el usuario en toda la organización, se incrementan los niveles de servicio al cliente.
• Versatilidad: simplicidad y rapidez son requisitos imprescindibles y evidentes que no cumple casi ningún sistema. En el pasado era razonable, hoy no es aceptable. Tecnológicamente se produce un cumplimiento de estándares actualmente por parte de los proveedores como no se había producido nunca antes. Las ventajas tecnológicas disponibles hoy en día todavía no están siendo mínimamente explotadas.
• Accesibilidad: cuando es posible acceder a toda la información de manera sencilla, independientemente de donde ésta se encuentre almacenada, se aseguran las inversiones previas. Así, en lugar de eliminar los sistemas existentes y reemplazarlos por una nueva infraestructura, se garantiza un acceso con menores costes y, sobre todo, aprovechando el recurso más escaso, el tiempo, ya que se realiza a un nivel superior. Por otro lado, supone un paso hacia la independencia del proveedor, factor a tener muy en cuenta a la hora de realizar una inversión.
SOA… y BPM
Estos cuatro aspectos pueden ser logrados a través de una Arquitectura Orientada a Servicios (SOA) que permite que diversos sistemas puedan incorporarse al flujo de información y que los servicios especializados puedan ser reutilizados a través de plataformas. Desde el punto de vista de los procesos, la gestión de procesos de negocio (BPM: Business Process Management) apoya a SOA. BPM se centra en los procesos y en sus objetivos, y no deja la secuencia de niveles de proceso a su suerte o la adapta a un estándar preasignado. Para ello, BPM sigue un ciclo de modelado, automatización e integración de procesos, al que sucede un análisis y una mejora continua basada en la experiencia adquirida. De este modo, se favorece que la cadena de valor añadido de una empresa crezca gradualmente hacia la excelencia operacional porque las tasas de transferencia se reducen y la velocidad a la que se pueden adaptar los procesos de acuerdo a las cambiantes condiciones del mercado se incrementa.
Una vez que los servicios están disponibles, hay que gestionarlos (gobernarlos) de manera eficiente, para lo cual hay que tener directrices de negocio (BPM) en las que queden reflejados nuestros procesos y se pueda acceder a los servicios de manera eficiente.
Cuanto más amplio es el espectro cubierto por servicios y procesos, más se realimenta el sistema, creando el círculo virtuoso de una arquitectura de hoy.
