Ante un panorama de crisis económica global como el actual, hacer más con menos es la clave para que el negocio sobreviva a la incertidumbre económica. Las empresas acuden a las tecnologías para ahorrar costes, mejorar la productividad y mantener el nivel de satisfacción de sus clientes.
Aunque la tecnología no va a conseguir por sí sola que un negocio genere más ingresos, es sin duda, una gran aliada para reducir gastos. Por ello, me permito compartir con vosotros 6 trucos, consejos o ideas para superar la crisis con ayuda de las tecnologías de webconferencing.
Consejo 1: Reduce tus gastos de viajes de negocios haciendo uso de las reuniones online
En los tiempos que corren, los viajes de negocios se convierten en un lujo para las empresas. Además de que implican un coste económico (dietas, desplazamientos, alojamiento) y temporal que incide negativamente en la productividad de los empleados. La espera, guardar colas, conseguir taxis y salir de los atascos, produce en los empleados ansiedad y estrés por la incertidumbre de si se llegará a tiempo a la reunión. Los viajes de negocios continuados y constantes suponen también un desequilibrio en la conciliación entre la vida laboral y familiar de los trabajadores e incluso, tienen un efecto nefasto en el cuidado del medioambiente, fruto de las emisiones de CO2 de los vehículos y aviones. Una de las soluciones disponibles para evitar estos, cada vez más, innecesarios desplazamientos son las reuniones online. Las comunicaciones, visuales o no, nos eximen de la compra de billetes, el pago de hoteles, los gastos en taxis y las dietas y reducen cualquiera de los efectos negativos asociados a los viajes de negocios.
Consejo 2: Convoca y participa en reuniones online en lugar de encuentros presenciales
Para organizar y participar en una reunión online tan sólo es necesario tener un ordenador, acceso a Internet y una línea de teléfono. A partir de entonces ya puedes conectarte a un programa de webconferencing como, WebEx Meeting Center, para compartir documentos de forma online en tiempo real, mantener conversaciones de mensajería instantánea, establecer sesiones de webconferencing, con la posibilidad de utilizar webcam y teléfono para recrear la interactividad y espontaneidad de las reuniones presenciales.
Para muchos ejecutivos/as y directores/as hacer un hueco en sus apretadas agendas es una misión imposible. Sin embargo, con la ayuda de las herramientas online es posible llevar a cabo reuniones virtuales sin necesidad de planificar una reunión con demasiada antelación y evitándonos además, la incómoda necesidad de viajar con carpetas de documentos de un sitio a otro. Así, las herramientas de webconferencing nos permiten contactar con empleados, proveedores y clientes dispersos geográficamente de una manera ágil y directa para trabajar online y compartir documentos de texto, audio y video desde nuestros propios ordenadores y sin movernos de nuestro lugar de trabajo o allá dónde nos encontremos.
Consejo 3: Utiliza las tecnologías de colaboración en línea como medida de conciliación real y factible
La mayor parte de la sociedad española encuentra una gran dificultad para combinar las obligaciones laborales con la vida personal, especialmente en el caso de familias donde ambos padres trabajan y se encargan de la educación de sus hijos.
Poder trabajar desde casa puede ser para muchos la solución perfecta para conciliar la vida laboral y familiar. Tanto es así que según un sondeo realizado por WebEx, entre más de 2.000 padres españoles, la mitad de los españoles, concretamente el 51%, considera que el trabajo desde casa facilita las obligaciones familiares y permite, para el restante 49%, tener un horario más flexible.
Por este motivo, sin necesidad de moverse de casa o de la oficina, las tecnologías de colaboración en línea hacen posible que las reuniones de trabajo sean más efectivas, se aceleren los ciclos de ventas, aumente el alcance de las capacidades de los trabajadores y se llegue a más clientes potenciales, solucionando problemas de soporte técnico rápidamente.
Consejo 4: Comparte información de manera online ahorrando en costes de mensajería
Las compañías que tienen múltiples oficinas necesitan compartir documentos, herramientas y sistemas para poder rentabilizar la inversión de la empresa en infraestructuras y unificar el proceso de trabajo. Por ello, muchas ocasiones es imprescindible enviar documentos de un sitio a otro contratando servicios de mensajería.
El envío de documentos entre oficinas acarrea un gasto extra y es una práctica contraproducente ya que no se rentabiliza la inversión de la empresa. En estos casos, WebEx recomienda el uso de las herramientas de colaboración para compartir de manera rápida cualquier tipo de documento entre los empleados ahorrando en costes de mensajería.
Otra de las ventajas de estas tecnologías de colaboración online, es la interactividad que permite el intercambio rápido de opiniones e incluso de toma de decisiones ya que los sistemas de colaboración online integran mensajería instantánea y permiten además, organizar reuniones visuales a través de webcam.
Organiza cursos de formación online que permita la asistencia de todos los empleados de tu empresa
Los cursos de formación online permiten a las compañías capacitar al personal para, por ejemplo, usar un nuevo producto independientemente de la localización geográfica de las oficinas de la empresa.
Entre las ventajas derivadas del uso de las nuevas tecnologías como herramienta de formación destaca el hecho de que el contenido de la formación está disponible en cualquier momento, 24 horas al día, siete días a la semana. Además, este mismo contenido permanece accesible desde cualquier lugar del mundo y finalmente, las formaciones online se recrea un ambiente personalizado y diseñado a medida de las organizaciones.
Las clases de formación tienen lugar en tiempo real y conecta a instructores con los estudiantes por medio de audio y video o a través de un chat. El e-learning elimina los gastos destinados a enviar a los empleados a cursos de capacitación, transporte, cuentas de hotel y llamadas telefónicas, entre otros.
Consejo 6: Ahorra en papel gracias a las reuniones online.
El uso de papel desmesurado es uno de los abusos contra el medioambiente más frecuentes en las oficinas. Cuando se llevan a cabo reuniones se imprimen toneladas de copias de documentos y una vez éstas finalizan, el papel que se ha usado se tira.
Como medida para solucionar el desperdicio de papel, WebEx aconseja la realización de reuniones online. Con ayuda de herramientas como WebEx Meeting Center, se pueden hacer demostraciones de aplicaciones o reuniones en red. Aunque este módulo esté orientado a las reuniones, permite ceder el control del escritorio a asistentes individuales.
Desde esta aplicación es posible transmitir documentos a diferentes participantes y una vez finaliza la reunión, el organizador o host de la reunión, puede enviar los documentos utilizados a los asistentes.
En momentos de dificultades económicas globales, la mejor manera de adaptarse a las circunstancias es hacer uso de aquellas herramientas que reducen costes y mejoran la calidad de servicio. En este sentido, las tecnologías de colaboración online se convierten en un gran aliado. Estas 6 medidas que aquí os propongo son alternativas para adaptarse a esta situación de incertidumbre económica y poder sacar el mayor partido a la delicada situación en la que todos nos vemos inmersos.
