El Grupo Félix Santiago Melián conforma un complejo conjunto de empresas que desarrollan su actividad primordialmente en Gran Canaria. Instalado en el noroeste de la isla, el Grupo está compuesto por cuatro empresas: Félix Santiago Melián S.L., Costa Llano S.L., Hormican S.L. y Conagrican S.L. Su foco fundamental es la construcción y promoción inmobiliaria, aunque se desenvuelve también en áreas tan dispares como la extracción de áridos, la fabricación de morteros y producción de hormigón, la explotación de estaciones de servicio y la plantación y empaquetado de plátanos. El peso de esta compañía en la isla es evidente, sólo en facturación mueve cerca de 70 millones de euros consolidados entre todas las empresas del Grupo, y en número de empleados alcanza los 600, entre trabajadores directos (398) y unos 200 más contratados a través de otras empresas.
Pedro Cubas, director financiero de Félix Santiago Melián, aporta algunas claves de la actividad del Grupo al afirmar que “el motor principal es la promoción inmobiliaria. Hacemos 400 viviendas al año, aunque la actividad agraria es también importante, tiene unos 100 trabajadores, dos millones de metros cuadrados de cultivo y una producción nueve millones de kilos de plátanos, convirtiéndose en el principal productor de plátano de la isla de Gran Canaria”.
Precisamente fue la diversificación de actividades la que motivó, junto al crecimiento de la organización, el recurrir a una solución de gestión empresarial que permitiera controlar e integrar las diferentes sociedades que conforman el Grupo. Para ello, tras un proceso de valoración entre diferentes ofertas, se optó por implementar la solución IBdos e-Project Plus Constructoras de la compañía IBdos sobre plataforma Microsoft Business Solutions-Navision.
Anteriormente a Navision, para cubrir las necesidades de gestión de las distintas sociedades el Grupo contaba con una solución contable (Scala) muy limitada y poco flexible, defectos que quedaron aún más de relieve a medida que la corporación fue creciendo. Pedro Cubas matiza alguno de estos problemas, como por ejemplo, que “no ofrecía posibilidad alguna para hacer un pequeño desarrollo a medida para un proceso particular, para lo cual Navision es muy abierto a priori y bastante sencillo”. Junto a estos requerimientos intrínsecos de la aplicación, se unió el hecho de que “el proveedor a quien compramos la aplicación desapareció, por lo que no teníamos mantenimiento. Como además se nos había quedado pequeña la aplicación, optamos por cambiarla”, recuerda Cubas.
La filosofía de selección del nuevo programa fue la misma que cuando en 1998 se eligió Scala: “ya entonces barajamos la posibilidad de coger Navision, pero en aquella época no tenía muy desarrollado lo que ahora es su arma principal, es decir, todos los desarrollos verticales. Antes había que hacer muchos procesos a medida y requería mucho trabajo”, concluye Cubas.
Por tanto, cuando se decidió cambiar de aplicación, el primer paso fue elegir Navision, algo que ha supuesto según Pedro Cubas “una fuerte mejora, con mucho desarrollo vertical para los negocios que llevamos, a la vez que se han mantenido las ventajas con las que contábamos como la navegabilidad y la flexibilidad de la aplicación”.
El siguiente paso fue escoger al partner adecuado, para lo cual “estuvimos viendo a los socios en sus oficinas, visitando a sus clientes y, además, analizamos la situación financiera de la empresa a la que nos íbamos a asociar tecnológicamente (una acción realizada como consecuencia del incidente que tuvimos con nuestro anterior partner), para que tuviera garantizada la continuidad y no desapareciera a los cuatro o cinco años por problemas financieros y nos quedáramos colgados”, reflexiona Cubas. La decisión de recurrir a IBdos estuvo motivada, por tanto, por varias razones: en primer término, por las buenas referencias que el Grupo obtuvo de empresas del sector de la construcción y, en segundo lugar, porque financieramente era una empresa muy solvente.
“Conocíamos la situación económica de esta empresa, así que desde principios de 2003 y durante seis meses estuve viendo con dos socios la aplicación de Navision: uno era IBdos y el otro Sistemas de Gestión”, describe Pedro Cubas. Durante ese periodo, se evaluó a los proveedores, se visitaron clientes que ya tenían implantada la aplicación para comprobar su funcionamiento y servicio post-venta, se comprobó su situación financiera y, finalmente, afirma Cubas, “optamos por IBdos por referencias y por su solvencia. La principal recomendación llegó de uno de los consultores que formaron parte en su día de Scala, con el que guardabamos una buena relación”.
El proceso de implantación del proyecto comenzó con la fase de consultoría que supuso un análisis de la situación, en la que IBdos detalló el tiempo de duración del proceso y perfiló todas las funcionalidades que recogía la aplicación estándar, además de aquellos detalles que había que modificar para permitir su personalización al caso concreto del Grupo Félix Santiago Melián.
El siguiente paso –”el más crítico”- consistió en la parametrización de la aplicación, “lo cual supone”, explica Pedro Cubas, “sentarse para ver cómo queremos que sea la aplicación, ya que una mala parametrización conlleva que la aplicación no tenga los resultados esperados. Gracias a IBdos, estuvimos muy bien asesorados en ese aspecto. Las personas que trabajaron en este proceso contaban con experiencia en implantaciones de IBdos e-Project Plus en otras empresas de nuestro sector y eso ayudó a que pudiera personalizarse de manera correcta”.
El grueso de la implantación duró aproximadamente tres meses contando con la definición del proyecto, la parametrización y la puesta en marcha. Una vez hecho ésto, se fueron cerrando flecos y gestionando otros procesos secundarios durante otros tres meses más. “Éste no es un proceso que tenga un principio y un final claro, una vez comenzamos a trabajar con Navision acometimos otras funcionalidades, como definir cómo extraer los diferentes informes, tareas que se suelen dejar para el final, ya que no son procesos tan críticos como la facturación, la contabilidad o el cobro”, declara Pedro Cubas.
El personal encargado del desarrollo del proyecto estuvo limitado a dos responsables del departamento de Gestión, junto con el departamento de Informática dentro del propio Grupo y un gerente y dos miembros del equipo de IBdos. Dentro de Félix Santiago Melián “hay dos personas” –una de ellas, el propio Pedro Cubas- “que llevan la carga del proyecto, al que dedican gran parte de su jornada laboral. Nombramos un responsable del proyecto en la empresa del departamento de Gestión, que estuvo volcado al cien por cien con ello y que realizó la parametrización, para la cual no se necesita de un conocimiento técnico o informático elevado, sino de un dominio de los procesos dentro de la empresa”, confirma Cubas. Lo verdaderamente importante fue definir los parámetros de funcionamiento de la aplicación para que se adecuara a nuestro trabajo”.
IBdos e-Project Plus integra la gestión de las áreas de Dirección, Finanzas, Proyectos/Obras y Calidad del Grupo y es utilizada por unos 40 usuarios, aunque sólo están habilitadas 31 sesiones concurrentes.
Una de sus características es la facilidad de uso, ya que, declara Cubas, “la navegabilidad es uno de los puntos clave de la aplicación. Desde cualquier punto puedes acceder a las bases de datos donde está recogida la información. Es muy fácil seguirle la pista a cualquier documento”.
Esto no quita que no se llevara a cabo un proceso de formación en dos etapas: una primera previa al arranque para facilitar unos conocimientos mínimos, y otra una vez puesto en marcha, de refuerzo. “La formación la hizo IBdos y se explicó a cada área de trabajo sus procesos específicos como facturación, cobro, etc. Además, durante todo el proceso de implantación, parte del personal de IBdos estaba en la empresa, lo que permitía solucionar las pequeñas dudas que iban surgiendo en el día a día”, recuerda Cubas.
Junto a su sencillez, la aplicación presenta también ventajas en lo que se refiere a integración de procesos, integridad de la información y flexibilidad. “Por ejemplo, con la anterior aplicación, si los procesos se interrumpían, una factura quedaba registrada en la gestión de compras, pero no llegaba a contabilidad, por lo que no teníamos garantizada la integridad del proceso y no cuadraban los balances con los informes de gestión. Esto con Navision no pasa, ya que cuando un proceso se interrumpe, vuelve atrás y se queda sin hacer para no crear problemas de este tipo”, remarca satisfecho Pedro Cubas. IBdos e-Project Plus sobre Navision permite la creación de informes gracias a su fácil enlace con Excel y Access, y ha permitido automatizar procesos: “como integrar equipos que estaban fuera del sistema, como las básculas”, comenta Cubas.
El efecto positivo del nuevo programa de gestión no ha tardado en hacerse notar. En primer lugar, ha significado una reducción de los tiempos de respuesta: “hay un dato que para nosotros es muy significativo; el primer año con Navision hemos conseguido cerrar el ejercicio dos meses antes de lo que era habitual con la anterior aplicación, del mismo modo que hemos conseguido hacer cierres mensuales con 20 días de antelación”. El ahorro de tiempo repercute en la productividad, ya que “ahora el personal también está dedicado a labores de control que antes, al haber menos tiempo, no podía realizar con lo cual no detectaba tan rápidamente los errores”, declara Cubas.
La satisfacción generada por la implantación de la aplicación y el buen hacer de su socio tecnológico, IBdos, ha llevado al Grupo Félix Santiago Melián a valorar la posibilidad de implantar con ellos en el futuro una aplicación de gestión documental y de calidad. n
