La información crítica transmitida a través de los correos electrónicos de las empresas es susceptible de perderse con facilidad, meter en un aprieto a los directores del departamento de sistemas de una firma o hacer movernos al margen de la regulación. En realidad, la causante de tanto potencial “desastre” no es tanto la información enviada cómo la gestión del correo electrónico por parte de las empresas. Así se revela en un estudio elaborado por la consultora Dynamic Markets y encargado por VERITAS Software basado en encuestas realizadas a empresas medianas o grandes con más de 500 empleados. El muestreo se ha realizado a 850 directivos de Tecnologías de la Información responsables del mantenimiento del entorno de correo electrónico de países de todo el mundo, perteneciendo 50 de esos directivos a compañías ubicadas en España. El estudio se centra en tres apartados como son la Disponibilidad del Servicio, la Responsabilidad Jurídica y la Información No Controlada.
En el primer capítulo destaca cómo el 75 por ciento de las empresas utiliza el e-mail para funciones críticas del negocio pero a pesar de esta criticidad, ante una caída no planificada del correo, el 39 por ciento de los directores de TI no saben en general cuánto tiempo necesitarían para restablecer sus sistemas de correo electrónico. Los responsables de TI también reconocían, en un 76 por ciento, que sus puestos de trabajo peligrarían en caso de quedar inactivo el sistema de correo de la empresa.
En el apartado de Responsabilidad Jurídica resalta que el 65 por ciento de las compañías encuestadas afirma contar con una directiva oficial para el uso del correo electrónico. A nivel global el 40 por ciento lo utiliza para acuerdos contractuales entre proveedores y el 20 por ciento para avisos de despidos pero sólo el 33 por ciento en el primer caso y el 17 en el segundo lo realiza con usos permitidos oficialmente. Estas cifras se elevan en el caso de España donde el 70 por ciento de las empresa acude al correo para realizar acuerdos contractuales y sólo el 34 por ciento tiene permisos oficiales y, en cuanto a los avisos de despidos, el 46 por ciento recurre al e-mail pero sólo el 26 por ciento lo hace acorde a la regulación.
Sobre la Información No Controlada, el 92 por ciento de las compañías entrevistadas afirma disponer de la capacidad para recuperar los correos electrónicos, el estudio indica que sólo el 18 por ciento puede recuperar los correos de más de un año de antigüedad. El 30 por ciento sólo es capaz de recuperar los correos de hasta un mes de antigüedad y un 11 por ciento sólo recuperar los de la semana anterior.
Las principales recomendaciones de VERITAS Software a la vista de la encuesta son adoptar medidas para la protección automáticas del correo electrónico y garantizar la inclusión de los PCs de los empleados en la copia de seguridad y en la directiva y el proceso de recuperación.
