El nuevo sistema, para el que Protección de Datos ha contratado mediante concurso a la compañía Steria, supondrá un coste de 350.000 euros, que incluye la contratación de la citada compañía y la adquisición de licencias informáticas. Su entrada en vigor definitiva será a partir del uno de septiembre.
A través de este nuevo servicio y con la creación de un registro telemático, la AEPD permite a las empresas privadas y organismos públicos la posibilidad de notificar las bases de datos y los ficheros vía telemática mediante el uso de la firma electrónica. Además se simplifican los distintos formularios de inscripción y el proceso de accesibilidad y seguimiento de datos.
En este sentido, los responsables de las notificaciones pueden cumplimentar íntegramente los formularios a través de la página web de la agencia con la misma validez. Dichos formularios han sufrido una reorganización de los apartados y sus contenidos por categorías, pasando de 13 a 3 páginas, sin eliminar “ningún contenido sustancial”, según señaló el director de la AEPD, José Luis Piñar.
El formulario de la notificación se encuentra en formato PDF para facilitar su portabilidad, y ofrecen distintos tipos de fichero a notificar. Junto a una notificación estándar y simplificada, también incluyen la posibilidad de utilizar notificaciones tipo, que aparecen ya precumplimentadas de cara a clientes, recursos humanos, nóminas, comunidades de propietarios o control de acceso de ficheros de titularidad pública.
Además, el nuevo sistema permite realizar un seguimiento del estado de la tramitación de las notificaciones remitidas a la AEPD a través de Internet, mediante el código de envío facilitado por el formulario electrónico. Al mismo tiempo, la agencia suscribió un convenio con la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) para utilizar la plataforma @firma del Ministerio de Administraciones Públicas para validar los certificados de sus solicitudes.
Según destacó José Luis Piñar, este nuevo servicio de administración electrónica permitirá hacer “más accesible” a los usuarios la notificación y seguimiento de datos a través de un servicio electrónico “en continua evolución”, ya que más de un 90 por ciento de las 750.000 consultas realizadas en 2005 se realizaron vía telemática.
