El Grupo Eulen, empresa familiar con capital 100% español, es un referente a nivel global y líder nacional en la prestación de servicios generales a empresas, instituciones y administraciones públicas. Gracias a su filosofía de máximo esfuerzo en el trabajo, ha logrado ser los primeros en su sector y avanzar hacia el futuro con una clara vocación internacional.
Pioneros en el concepto de externalización, la compañía se mantiene a la vanguardia gracias a la calidad de soluciones integrales y a la gran especialización alcanzada, que se fundamenta en un esfuerzo cada vez mayor en I+D+i, la incorporación de tecnología puntera, la diversificación y flexibilidad de sus modelos de negocio y el compromiso de sus trabajadores y trabajadoras, y el de una dirección avalados por su profesionalidad, rigor, respeto y eficacia.
El grupo cuenta con una plantilla global de más de 90.000 empleados, con unas ventas superiores a los 1.600 millones de euros, con presencia directa en 14 países y cobertura en 29. Opera en todos los sectores de actividad, algunos de ellos tan importantes como Industria, Administración Pública, Educación y Ciencia, Turismo, Salud, Energía y Agua, Transporte, Banca y Seguros, Telecomunicaciones, Distribución Comercial, Arte y Cultura.
Apostar por una solución profesional de videoconferencia
Eulen valoró los sistemas de videoconferencia basados en PC para reuniones en los que participantes se conectaban de manera individual a la reunión, pero se dio cuenta de que no eran efectivos para reuniones en los que participaban salas con varias personas. Por ello decidieron considerar una solución profesional de videoconferencia para mejorar la productividad de las reuniones entre salas remotas y que la experiencia fuera lo más parecida a una reunión presencial.
Su objetivo era proporcionar a la empresa una red de salas de videoconferencia distribuidas a nivel mundial de manera que los empleados pudieran realizar reuniones y colaborar como si estuviesen en la misma sala física.
La compañía era consciente de la falta de cultura previa del uso de sistemas de videoconferencia de sala, y de la popularidad creciente en el mercado y entre los propios usuarios de soluciones de videoconferencia personales basadas en software de PC. Estos condicionantes hacían difícil plantear a la alta dirección del Grupo abordar un proyecto de videoconferencia basado en equipos de sala ya que parecía ser una propuesta en contracorriente a la tendencia del mercado y existía el error de pensar que se podía equipar una sala con un PC y una webcam debido a los altos costes operativos. Sin embargo, su experiencia en el día a día con los usuarios les estaba demostrando que para que fuesen realmente productivos en una reunión con una o varias sedes remotas deberían tener unas condiciones de trabajo de mayor calidad y confort que las soluciones basada en PC.
Además, el Grupo Eulen también se enfrentaba al reto de su gestión internacional y la logística que requería.
Elección de Lifesize
Los motivos para seleccionar y seguir confiando en Lifesize tras casi 10 años frente a otras soluciones fueron el suministro continuo de productos de alta calidad y facilidad de gestión, y de uso a un coste mucho más atractivo que sus competidores. Además de ofrecer una red de partner que proporcionan servicios de mantenimiento y soporte también de gran calidad a unos precios ajustados. Otro factor fundamental fue su estrategia clara de enfoque y determinación en convertirse en un actor principal en el sector, lo que ha hecho que haya invertido en innovación tanto en los propios equipos como en los servicios asociados.
De esta manera, con la ayuda de Lifesize se realizaron pilotos que permitieron al Grupo Eulen demostrar a dirección que la estrategia de equipamientos de sala era la que mayor valor aportaba a sus usuarios ya que podían realizar reuniones de trabajo con sedes remotas, incluso de varias horas, con una experiencia y grado de satisfacción muy similares a la de una reunión presencial. De hecho, actualmente el despliegue de la infraestructura del proveedor comunica principalmente la sede central corporativa con las oficinas centrales de cada uno los países donde opera el Grupo, además de interconectar las principales oficinas de cada país entre sí.
Los factores principales en el incremento del uso y la adopción de las soluciones de videoconferencia han sido la calidad, fiabilidad y la facilidad de uso del sistema. El principal valor aportado por la solución ha sido la agilidad y comodidad en la realización de reuniones con ubicaciones remotas, reduciendo el gasto en viajes y en tiempo en especial en el ámbito internacional e interprovincial. Los recursos e inversión necesarias para el despliegue y operación diaria de la solución han sido muy reducidos en comparación a las soluciones de videoconferencia de hace una década que requerían grandes inversiones en equipamiento, comunicaciones y gestión.
Soluciones implementadas
En concreto su utiliza la solución de nube de Lifesize Cloud y los equipos de sala de la familia Icon conviviendo con la base instalada de equipos Express que paulatinamente Eulen va retirando. En la actualidad están incorporando de manera experimental la tecnología Lifesize Share dentro de las salas de videoconferencia para eliminar todos los cables de conexión y conseguir una mejor experiencia de usuario.
La funcionalidad que más se utiliza es conferencia directa entre salas, salas de multiconferencia y presentaciones. Adicionalmente el directorio común de equipos y usuarios es muy utilizado. Además, Eulen considera que actualmente tiene una tendencia cada vez mayor de invitar e incorporar a algún participante remoto por Lifesize Cloud a las reuniones de sala.
Los equipamientos estandarizados son salas de 5 a 10 ocupantes con Icon 400 y Lifesize Phone HD. Existen entre 1 o 2 salas por oficina principal en el Grupo Eulen. En las sedes con mayor volumen de usuarios este número puede aumentar hasta 10 salas. Adicionalmente, existen salas con mayor volumen de usuarios o eventos en los que Eulen utiliza los productos Icon 600 e Icon 800.
Nuevas formas de comunicarse
Lifesize ha transformado completamente la forma que los empleados se relacionan y colaboran. Ha permitido que la distancia no sea un inconveniente para poder interactuar entre equipos de personas distribuidas geográficamente. En una empresa tan grande y deslocalizada como Eulen este sistema ha conseguido que muchos empleados que trabajan a miles de kilómetros entre ellos puedan colaborar entre sí de una forma directa, cercana y cómoda. Además, ha conseguido que muchos más empleados se conozcan e interactúen entre sí, ya que el número de personas que viajaban y se relacionaban era muy inferior al que hemos conseguimos que se relacionen por medio de los sistemas de videoconferencia. Eulen ha estimado que los empleados que utilizan este sistema intensivamente solamente conocen físicamente a menos de un tercio de las personas con las que trabajan a diario. En definitiva, el proveedor ha permitido acercar y “humanizar” estas relaciones a distancia entre empleados consiguiendo tener una experiencia más agradable y fluida en el día a día.
Las soluciones de videoconferencias son utilizadas por todos estamentos de la organización, desde la alta dirección hasta los grupos más operativos. Una de las claves de éxito de este sistema para Eulen es que está accesible y disponible para toda la organización, y puede ayudar al mayor número de empleados y casos de uso posible.
En la gestión de la puesta en marcha y seguimiento del proyecto ha participado y participa Alejandro Las Heras Vázquez, director de Tecnología, los Departamentos TIC y Servicio Generales Corporativos que gestionan y organizan el servicio de forma centralizada a nivel mundial, y los Departamentos TIC y Servicio Generales de cada uno de los países que operan y dan soporte de forma local los propios equipos y usuarios finales.
Para Alejandro Las Heras Vázquez, CTO del Grupo EULEN: “Somos una muestra real y de referencia de lo que Lifesize puede ofrecer a compañías de nuestro mismo volumen dentro del mercado de Iberia. La sencillez y fiabilidad de la solución, junto con la calidad superior en las comunicaciones de sus equipos ICON, ha hecho que Grupo Eulen siga utilizando Lifesize desde hace más de 9 años y con un despliegue importante a nivel mundial”. A lo que añade: “Lifesize ha sido clave en nuestra estrategia de expansión internacional ya que su experiencia y red de partners han sido claves para poder realizar el despliegue de los equipos de manera organizada y sin incidencias en los 14 países en los que operamos”. Y concluye que esta compañía “ha permitido acercar y ´humanizar´ estas relaciones a distancia entre empleados consiguiendo tener una experiencia más agradable y fluida en su día a día”.
Por su parte, Alejandro Mariño, Regional Sales Manager de Lifesize Iberia señala: “La misión del Grupo EULEN es el desarrollo continuo de servicios a través de la investigación y la innovación. Y es un placer para nosotros poder ayudarles activamente a cumplir dicho objetivo”.
