Fira de Barcelona, una de las principales instituciones feriales de Europa, ha implementado una plataforma digital para centralizar la atención a los expositores de sus más de 270 eventos anuales. La herramienta, basada en la tecnología de Freshdesk, permite gestionar las consultas e incidencias de miles de empresas y proveedores.
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Necesidad de un sistema unificado en Fira
Cada año, Fira de Barcelona recibe a 30.000 empresas y 3 millones de visitantes en sus recintos de Montjuïc, Gran Via y el Centro de Convenciones Internacional de Barcelona. La complejidad de la operativa generaba la necesidad de una solución tecnológica que integrara todos los canales de comunicación, desde WhatsApp hasta el correo electrónico, pasando por el portal del cliente y la atención telefónica.
La plataforma de Freshdesk, implementada con la colaboración de Optima Solutions, permite automatizar procesos y mejorar la eficiencia del departamento de atención al expositor. Con una sola interfaz, los agentes pueden gestionar consultas sobre montaje, mantenimiento y diseño de stands, optimizando los tiempos de respuesta.
Optimización del servicio y mejora en tiempos de respuesta
Uno de los aspectos clave del nuevo sistema es la creación de un portal corporativo personalizado, donde los expositores pueden registrar incidencias y solicitar materiales. Con una media de 6.800 tickets anuales, la herramienta permite distribuir la carga de trabajo entre los agentes y mejorar la organización del servicio.
Además, la integración con WhatsApp y un sistema de chat facilita la comunicación directa y la creación automática de tickets a partir de mensajes y llamadas. Un botón de “llámame” en el portal genera solicitudes inmediatas, reduciendo el tiempo de espera para los expositores.
Impacto en la gestión de eventos internacionales
La solución ya está operativa en ferias como el MWC Barcelona, el Automobile Barcelona y el salón Alimentaria. La capacidad analítica de la herramienta permite a Fira de Barcelona medir la productividad del equipo, categorizar consultas y mejorar la planificación de futuros eventos.
Gracias a este sistema, la atención a los expositores se organiza en dos niveles: uno para consultas básicas y otro para incidencias que requieren coordinación con proveedores. Además, el análisis de datos permite optimizar la asignación de recursos y mejorar la satisfacción tanto de expositores como del personal de atención.
Con esta iniciativa, Fira de Barcelona refuerza su apuesta por la digitalización y la eficiencia, garantizando una mejor experiencia para expositores y visitantes en sus eventos internacionales.
