El mercado de facturación electrónica se encuentra en plena ebullición. La última en unirse al grupo de empresas que ha implantado una solución de e-factura ha sido Cepsa, para lo cual ha contado con la ayuda de Realtech y SAPIMSA. La primera se ha encargado de la integración y todo lo relacionado con la herramienta Business Conector (una pieza de software de la empresa SAP destinada al intercambio de datos de forma íntegra). Esta parte del proyecto fue necesaria puesto que “cuando se mandan las facturas a un proveedor o a un cliente no se pueden enviar los datos en el formato interno de Cepsa sino que hay que atenerse a estándares. Esta es la labor que desarrolla Realtech, que transforma los archivos SAP a formatos estándares internacionales como XML”, declara Paulino Guerrero, gerente de innovación de la Dirección de Sistemas de Información de Cepsa.
Por su parte, SAPIMSA se ha encargado de la programación, también en SAP, de servicios que permitan interactuar con las bases de datos, además de crear un archivo de facturas electrónicas conforme a lo exigido por la ley y para dar servicio al portal web que permite a los clientes recoger las facturas electrónicas. Por último, Cepsa ha sido también un actor activo en el proyecto, ya que se ha encargado de su gestión en toda la parte funcional del mismo.
Fases de implantación
El proyecto se ha realizado en dos fases. En primer lugar, se llevó a cabo la implantación de la autofacturación, que supone “un ahorro de costes de negocio tanto para nuestros proveedores –a los que va dirigido- como para nosotros en nuestra calidad de comprador “, recuerda Guerrero. En la autofactura, se pone a disposición de los proveedores una factura firmada electrónicamente. Previamente, se ha llegado a un doble acuerdo legal con los mismos consistente en el no repudio de la factura y en permitir que el comprador haga la factura en nombre del proveedor.
En una segunda etapa se implanta la facturación electrónica a los clientes del grupo. En este caso, a diferencia de la autofacturación, no se trata de un formato único de factura, sino que es diferente dependiendo del sector implicado: aviación, energético, etc. “Esta es la parte que estamos arrancando ahora, a la que sucesivamente se irán incorporando las diferentes unidades de negocio, entre este año y el que viene” afirma Paulino Guerrero.
En el momento actual se está preparando la factura electrónica para los clientes de gas a través del método de canalizado o depósito, que constituyen un grupo de más de 30.000 compañías. “Para ellos se está preparando una factura electrónica que pondremos a su disposición desde el primer día, sin embargo, esto no significa que todos ellos vayan a utilizar esta posibilidad, puesto que primero han de aceptar los acuerdos de factura electrónica”. Guerrero hace hincapié en las facilidades que ofrece Cepsa a sus clientes, ya que desde el portal creado a tal fin éstos pueden cumplir todos los requisitos de factura electrónica -garantizar que se puedan mostrar los datos si hay una inspección fiscal, el almacenamiento durante un tiempo determinado y la verificación de que la firma sea correcta- “sin que ellos tengan que hacer prácticamente nada”. De este modo, los datos que se descargan de la web de Cepsa se integran automáticamente en el ERP de la empresa, disminuyendo costes al evitar el proceso manual.
Los costes del proyecto han sido muy bajos, girando en torno a los 80.000 euros en la primera fase de autofactura y llegando a los 50.000 (según las previsiones, puesto que el proyecto no está aún terminado) en el caso de la factura electrónica.
