El Grupo Ari ha decidido racionar su departamento de comunicaciones y, de paso, cambiar su infraestructura por otra que ofrezca más prestaciones y ahorre costes.
Grupo Ari es un consolidado grupo de empresas de capital 100% canario nacido en 1978 que aúna intereses en diferentes sectores de la actividad empresarial en las Islas Canarias, desde salud a los servicios, siendo el sector automoción el que tiene un mayor peso dentro del grupo. Después de casi 40 años en el mercado canario, Ari está presente en todas las islas del archipiélago canario representando a algunas de las principales marcas de automoción del mercado. Representa a Renault y Dacia a través de Motor Arisa, a la marca KIA con Kia Arimotor y a Nissan con Brisa Motor y Arimotor Tenerife.
El departamento de comunicaciones de Motor Arisa se encarga de la gestión de los servicios e infraestructuras de tecnología de los concesionarios de Renault/Dacia y de KIA, que suponen un total de 15 sedes independientes y distribuidas por las islas de todo el Archipiélago Canario, cada una de ellas disponiendo de su propio equipo y su contrato de telefonía con el proveedor de servicios. Mientras que, por su parte, el departamento TIC de BrisaMotor da servicio a la red Nissan del Grupo Ari.
“Nos encontrábamos ante una situación poco conveniente que, por un lado, implicaba unos costes importantes y una gestión compleja y, por otra parte, no estábamos aprovechando las posibilidades que la tecnología actual permitía de mejorar nuestras comunicaciones y el servicio a nuestros clientes y colaboradores”, comenta José Luis Mejías, responsable del departamento de Informática y Comunicaciones de Motor Arisa. “Las centralitas eran modelos distintos de varios fabricantes y de tiempos muy variados, cada una de ellas contaba con su propio contrato de renting y de mantenimiento, lo que hacía la gestión de las mismas algo complejo que nos consumía mucho tiempo. Además, las llamadas entre diferentes sedes eran todas externas y cada una contaba con un importante número de líneas contratadas”.
“El gasto de comunicaciones en la red Nissan era también muy alto debido al continuo número de llamadas entre las dos empresas de la red, y que al estar situadas en dos provincias distintas suponían un coste adicional”, indica Pedro Cuyas, director de TIC de BrisaMotor y Arimotor Tenerife Nissan.
Implementación sencilla
Con la colaboración de Mistral Tecnologías de la Información y Comunicación, partner de Avaya, el Grupo Ari realizó una auditoría de la red y un completo análisis de la situación y vieron que, gracias a las soluciones IP de Avaya, sólo en costes directos los ahorros anuales iban a ser superiores al 60%.
“Mistral nos propuso instalar Avaya IP Office 500 en la sede central de Motor Arisa y aprovechar la red de datos e Internet para interconectar las diferentes sedes y las diferentes empresas. De esa forma eliminábamos todas las viejas centralitas y nos dotábamos de una de las mejores soluciones disponibles en el mercado”, señala Mejías.
El proceso de implementación en todas las sedes fue muy rápido y sencillo. En apenas 6 meses y sin interrupciones en el servicio, se fueron incorporando de forma escalonada las diferentes sedes de las empresas de Grupo Ari.
Mejoras inmediatas
“El cambio de solución ha superado cualquier expectativa que tuviéramos. No sólo porque los beneficios económicos han sido inmediatos, tanto en ahorros de líneas, comunicaciones y mantenimiento, sino también en mejoras de la gestión de las comunicaciones de la empresa”, apunta Mejías. “Ahora no dependemos de un tercero para realizar la gestión de nuestras redes, y tampoco necesitamos desplazarnos entre sedes y entre islas para realizar cualquier tarea. Desde mi mesa puedo gestionar perfectamente toda la red y de forma inmediata. Algo tan sencillo como cambiar una extensión antes requería en muchos casos de entre 10 y 15 días, ahora es posible dentro del mismo día. Cambiar la configuración, dar de baja o dar de alta a un usuario es algo tremendamente sencillo”.
Gracias a Avaya, Grupo Ari dispone de un tecnología de comunicación de telefonía IP muy efectiva y a un coste bajo. “Con la nueva solución hemos mejorado muy significativamente las comunicaciones. Nuestros usuarios disponen de toda una serie de ventajas y funcionalidades antes impensables, desde agenda en el teléfono, desvío de llamadas, conferencias en grupo, buzón de voz, mensajes grabados, etcétera”, advierte Cuyas. “El aprendizaje fue muy rápido y el uso de los teléfonos es muy intuitivo”.
“Pero los que más están notando la mejora del servicio son nuestros clientes. Gracias a Avaya, cualquier llamada a cualquier concesionario está permanentemente atendida de forma centralizada. Ahora sólo hay un número con concesionario y la atención es inmediata, y si por cualquier razón la extensión estuviera ocupada, los grupos de salto permiten dar servicio al llamante”, puntualiza Mejías.
Nuevas funcionalidades y mejor servicio
Una de las nuevas funcionalidades de las que se beneficia Grupo Ari es el hermanamiento de extensiones que permite recibir la llamada indistintamente en teléfono fijo o móvil, de forma que el usuario puede seguir atendiendo el teléfono de la forma que en cada momento sea la más adecuada.
El proyecto en flashes
Retos
- Altos coste de mantenimiento y de comunicaciones
- Equipos antiguos, con funcionalidad limitada y con gran complejidad de gestión
- Desconexión entre sedes
Valor creado
- Mejora del servicio a usuarios y empleados
- ROI inmediato y ahorros superiores al 60% en gastos de comunicación
- Solución robusta, estable sencilla de gestionar y económica
- Mantenimiento centralizado
Productos y soluciones
- Avaya IP Office v500
- Avaya 1600 Series IP Deskphones
- Avaya 9600 Series IP Deskphones
