Grupo Transcoma, uno de los más potentes y sólidos holdings de empresas relacionadas con el comercio nacional e internacional, está llevando a cabo una profunda restructuración de sus comunicaciones –con Avaya y Electrotel-, como pieza clave para su estrategia de implantación a nivel internacional.
El primer contacto de Transcoma -empresa dedicada a los servicios de agencia marítima, aduanera, transitaria y logística principalmente- y Electrotel se produjo hace unos años por el descontento con el mantenimiento de una centralita en la sede de Barcelona. Comenzaría así el inicio de una relación que conduciría a un proyecto global de unificación de comunicaciones que continúa completándose.
“Buscábamos un socio en quien poder confiar el mantenimiento de nuestra centralita ya obsoleta. No estábamos conformes con el servicio que recibíamos hasta el momento ni tampoco con los elevados costes. Después de mucho comparar, nos decantamos por Electrotel porque nos transmitió profesionalidad desde el primer contacto. Su asesoramiento ha sido clave para llevar a cabo todo el proceso de restructuración, conscientes de que el centro de nuestra estrategia está en las comunicaciones”, explica Giles Antonio, director de Organización y Sistemas.
La renovación de centralitas no sólo se ha llevado a cabo en la sede de Barcelona, también en Barajas, Coslada y Valencia… así de forma progresiva se irán actualizando las 26 sedes que Transcoma tiene repartidas por toda España, Europa y África del Norte, con más de 400 extensiones (ya aproximadamente 250 extensiones pertenecen a Avaya).
“El objetivo principal de nuestra organización es ofrecer a nuestros clientes soluciones logísticas integrales que les ayuden a desarrollar sus relaciones comerciales tanto a nivel nacional como internacional”, continúa Giles Antonio, “y para conseguirlo teníamos que modernizar nuestra telefonía, sustituyendo centralitas con escasas funcionalidades por Avaya IP Office v.8.1”. “Nos encontrábamos con otras ofertas, Neris por ejemplo, pero Avaya nos presentaba una solución mucho más robusta y fiable, con mejor tecnología”.
“En pleno proceso de cambio de tecnología analógica a digital, Avaya nos parecía la que mejor relación calidad-precio nos ofrecía y, en líneas generales, la más competitiva. De hecho, hoy en día seguimos pensando exactamente lo mismo y estamos ampliando servicios VoIP”.
Unificación y VoIP
La sustitución de las antiguas centralitas ha ido acompañada de la implantación de VoIP, proyecto que también está actualmente en desarrollo. Muchas de las pequeñas sedes están migrando de centralitas convencionales a teléfonos IP, lo que permite la unificación de algunas sedes y la reducción de costes en el mantenimiento de toda la infraestructura.
“Realmente acusábamos unos costes de mantenimiento y administración muy elevados al contar con tantas sedes. Todas las centralitas que estamos adquiriendo son Avaya y las obsoletas se reemplazan por terminales sin necesidad de hardware. Aquí estamos notando un ahorro de costes al no tener que invertir en nuevas centralitas sino que las más pequeñas las conectamos a través de VPN a la central. La idea es dejar solo tres centralitas y unificar todas las sedes en torno a ellas”, explica Giles Antonio.
A las ventajas señaladas hay que añadir otras funcionalidades aportadas por IP Office:
– Conversión de los móviles en una extensión más sin que las llamadas tengan costes.
– Enrutamiento inteligente de llamadas según la tarifa que más convenga.
– Direccionamiento de cada llamada a la persona adecuada, aunque esas personas se encuentre en otras ubicaciones.
– Locuciones personalizadas.
– Obtención de informes globales de llamadas.
– Eliminación de costes entre oficinas, conectando todos los sistemas IP Office a la red
– Localización de todos los empleados marcando sólo la extensión.
– Posibilidad de crecer en cualquier momento, añadiendo más usuarios y/o sedes.
El proceso de cambio ha sido apenas perceptible en el día a día de la empresa, que no ha visto interrumpida su actividad en ningún momento. Los terminales elegidos han sido la serie 1600 Deskphones, con un interfaz muy intuitivo que ha hecho aún más fácil la transición a los trabajadores.
Además, la administración de Avaya IP Office 8.1 es muy fácil de manejar y elimina la complejidad que supone la supervisión de las comunicaciones en ambientes con múltiples ubicaciones, permitiendo una gestión efectiva de varias sedes desde un mismo lugar. Se pueden realizar ajustes con una sencilla herramienta de administración, ahorrando tiempo, trabajo y dinero.
De hecho, Giles Antonio subraya que “Avaya nos ayuda a no subir los costes de nuestro departamento de tecnologías gracias a la sencilla administración y siguiendo procedimientos de trabajo estandarizados que nos permiten ser autónomos en nuestro día a día.”
Ethernet Routing Switch 3500 Series
La instalación de la telefonía se ha completado con los switches de la serie 3500 en las oficinas de Barcelona, Barajas, Coslada y las dos de Valencia. Toda esta serie viene provista de plug-and-play certificado de un minuto para teléfonos IP, una gestión GUI intuitiva, y configuración automatizada.
Además, Transcoma tiene suscrito el Servicio de Soporte de Fabricante de Avaya, que le garantiza el asesoramiento personalizado 24×7 así como cualquier actualización que el sistema requiera.
