La compañía proveedora de servicios integrados especializada en obras de ingeniería, gestión de redes y consultoría Smartel ha iniciado una nueva línea de negocio centrada en la gestión de comparticiones y adecuación de infraestructuras para operadoras de telefonía. Esta andadura junto con el importante crecimiento al que ha asistido Smartel en los últimos años, que ha pasado de una única oficina en 2011 en Erandio (Vizcaya), a tener presencia actualmente en 13 provincias españolas y contar con ocho delegaciones propias –Barcelona, Madrid, A Coruña, Valladolid, Tenerife, Las Palmas, Valencia y Sevilla– además de la ya mencionada en Erandio, ha supuesto también una creciente complejidad tanto operativa como administrativa y la generación de una gran cantidad de información y datos a gestionar para disponer de una visión global del negocio y de los diferentes proyectos.
Al no contar con una solución integrada de gestión, la central de la empresa se enfrentaba a dificultades para llevar a cabo el control sobre las operaciones y los costes, así como poca agilidad en los reportes y escasa información para analizar los datos de cada delegación. Por su parte, las delegaciones locales aducían falta de control en los volúmenes y tipos de trabajo; sobre todo en las delegaciones descentralizadas. Adicionalmente, la compañía necesitaba optimizar y centralizar las tareas administrativas tales como compras, viajes, formación, además de llevar a cabo la gestión de los Recursos Humanos, nuevas contrataciones, normativas, etcétera.
Tal y como lo explica Jon Rodríguez, director de Operaciones de Smartel, “necesitábamos una herramienta que nos ayudara a sistematizar procesos y no depender de una persona para conocer el estado de una cuenta concreta, así como mejorar el control de los proyectos y su análisis. Otros requerimientos eran poder organizar mejor el trabajo y disponer de una trazabilidad del mismo, así como mejorar el acceso a determinada documentación”.
Solución colaborativa para servicios profesionales
Para hacer frente a estas necesidades, Smartel decidió apostar por una solución colaborativa y para ello evaluó distintas propuestas del mercado. Una vez hecha la primera criba, la compañía barajó las opciones de Aura Portal y de Exact, optando finalmente por esta última.
La firma vasca no había trabajado anteriormente con dicho proveedor. “Es el primer proyecto” que realizan con ellos, apunta Rodríguez, “empezamos a trabajar con ellos a principios de 2015 y se ha convertido en nuestro socios durante estos dos últimos años de intenso crecimiento”.
Exact propuso a Smartel su solución colaborativa para empresas de servicios profesionales Exact Synergy para gestión de proyectos. Tras su implantación, que se llevó a cabo durante el año 2015, Smartel ha conseguido mejorar el nivel de control de los proyectos, tanto a nivel operativo como de costes, así como la trazabilidad de los mismos.
Otra de las ventajas derivadas es que la compañía cuenta ahora con mejores análisis económicos de los proyectos, las delegaciones y la central, además de mayor trazabilidad de los distintos procesos tales como la gestión de proyectos, tareas, facturación, informes, etc. En este sentido, Smartel podrá llevar a cabo el registro diario de la dedicación de personas y horas a cada proyecto, para poder analizar imputaciones de tiempo y resultados de los mismos de una forma óptima. Todo ello permitirá a la compañía tener una visión actualizada sobre la salud de la actividad diaria.
“La implantación de la solución de Exact nos ha facilitado una mayor colaboración entre los departamentos de la compañía, optimizando la gestión de nuestros procesos y de la operativa diaria y gestionando la información que manejamos de una forma más estructurada, eficaz y segura”, apunta el director de Operaciones de la firma.
La solución de Exact también facilita el control de ingresos y gastos por proyecto, permitiendo establecer un control de actividades de explotación (legalizaciones, adquisiciones, comparticiones, etcétera), estructurar una gestión documental de acuerdo a las necesidades que asegure una búsqueda fácil y rápida de la información, así como mantener un registro automático de las actividades desempeñadas.
Gestión de RRHH sistematizada
Una vez finalizada la primera fase del proyecto, Smartel encaró otra de las áreas en las que necesitaba optimizar su gestión: los Recursos Humanos. Gracias al carácter colaborativo de Exact Synergy y la facilidad de integración de las distintas soluciones de Exact la implantación de la solución de Recursos Humanos se llevó a cabo en escasas semanas.
Exact Synergy para RRHH ha facilitado que Smartel disponga de una gestión de los Recursos Humanos más sistematizada y ha reducido el nivel de carga administrativa, al facilitar tareas como la solicitud de bajas, vacaciones y ausencias justificadas mediante el Portal de Autoservicio del Empleado; la gestión de la carrera profesional con un control de la formación específica y académica de los empleados, gestión de los reconocimientos médicos y gastos, etcétera.
