Ricoh recomienda a las compañías que redirijan sus inversiones hacia aquellos procesos documentales menos eficientes que suelen estar directamente relacionados con el riesgo empresarial. Esta recomendación surge del estudio de IDC, It’s Worse Than You Think: Poor Document Processes Lead to Significant Business Risk, el cual está patrocinado por Ricoh.
Este informe demuestra que las compañías destinan menos dinero a la mejora de sus procesos de negocio basados en documentos y diseñados para mitigar riesgos, como la evaluación de la continuidad del negocio, el seguimiento y control de la compañía y los procesos de cumplimiento y auditoría. Ricoh recomienda a las compañías que dediquen más tiempo a entender y mejorar estas áreas. El estudio también revela que eliminar el papel de los procesos tampoco mejora necesariamente la eficiencia y que las compañías dependen demasiado del personal interno para reestructurar los procesos críticos.
“En general, cuánto más deficientes son los procesos, menos inversión se dedica por parte de las compañías para mejorarlos”, constata el informe de IDC. “Así pues, aunque la mitigación de riesgos y otros procesos ineficaces están recibiendo parte de inversión, ésta es menor a la de otros procesos y es obvio que deberían recibir un grado mucho más alto de atención (para minimizar el impacto en la seguridad de la compañía)”.
La buena noticia es que más de la mitad de los encuestados coinciden en que la mejora de los procesos documentales relacionados con la gestión y reducción de riesgos comportará beneficios para el control y supervisión de sus negocios. El enfoque de Ricoh hacia la mejora de los procesos basados en documentos como estos incluye: definición del estado deseado y creación de un plan que incluya métricas e indicadores clave de rendimiento, creación de una nueva infraestructura de información diseñada y comprobada para alinearse con los objetivos empresariales y las expectativas de los clientes, y una campaña para educar y concienciar a los usuarios finales del nuevo proceso.
“Es vital para las organizaciones adoptar un enfoque integral que ayude a entender su propia infraestructura de la información. Así descubrirán donde necesitan incorporar mejoras y trabajar con un socio experimentado que les ayude a transformar sus procesos y a hacerlos más eficientes”, ha explicado Sergio Kato, Deputy General Manager, Global Marketing Group/Services Business Center. “Pero en el caso de los procesos que están teóricamente diseñados para minimizar riesgos, como los de cumplimiento y auditoría o los de continuidad de negocio, es todavía más crucial para las compañías hacer un seguimiento continuado, evaluar e invertir en mejoras. Este estudio muestra que en muchos casos esto no está ocurriendo, por lo que instamos a las compañías a afrontar ya esta creciente preocupación, antes de que se convierta en un riesgo aún mayor”.
